（2015年1月14日　作成）
（2022年3月2日　改訂）　

田園調布雙葉学園同窓会（以下、本会といいます）では、個人情報保護基本方針を定め、本会の会員等の個人情報保護に努めます。

１．本会の会員とは

（１）本会の「会員」とは会則第４条にもとづき正会員と特別会員をいいます。

（２）「正会員」とは次のいずれかに該当する者をいいます。
　１）田園調布雙葉高等学校卒業生　
　　（会員とならないことを申し出た者を除きます）
　２）小学校第１回または第２回修了生
　３）会友　
会友とは本学園に在学した者が、同期正会員２名の推薦を添え、入会について所定の手続きを経て承認された者をいいます。

（３）「特別会員」とは、現教職員と旧教職員をいいます。

２．本会の個人情報とは

個人情報の定義は個人情報保護法の定めによります。
本会の取得する情報で個人識別にかかわるもののうち、データベースに記録して保有する情報は以下のものです。

（１）正会員について
①卒業年度、氏名、卒業時の姓、郵便番号、住所、電話番号、カトリック信者（信条にかかわる情報としての注意を払って取り扱います）
②ご本人の承諾の元に提供された職業、勤務先
③メールアドレス

（２）特別会員について
氏名、郵便番号、住所、電話番号

３．個人情報の利用目的

本会は個人情報を以下に掲げる目的のために利用します。

（１）同窓会総会、常任委員会の開催、役員の選出選任、バザー等の行事その他本会の運営、活動

（２）同窓会だより、会報その他同窓会から会員への通知の作成及び送付

（３）訃報・学年会・クラス会・地域同窓会の開催の通知

（４）田園調布雙葉学園の進路指導等の教育、学園の発展への協力

ご本人の承諾ある場合に限りこの目的に必要な範囲で学園理事会、幼稚園、小学校、中学高等学校、後援会に情報提供いたします。

（５）正会員の職業を通じた相互支援

本基本方針第２項（１）②のご本人の承諾の元に提供された職業に関する情報につき、この目的に必要な範囲で会員に情報提供いたします。

４．個人情報の取得

本会は、本基本方針第２項に定められた目的のために、必要な範囲で、適正な手段により個人情報を取得します。

５．個人情報の利用

本会で取得した個人情報は基本方針に則った目的の範囲内において利用します。その際、不当な行為を助長・誘発しないよう留意します。（令和2年法改正対応）

６．業務の委託

個人情報の取り扱いを外部委託する場合には、予め「個人情報に関する覚書」を交し目的外の個人情報の使用を禁止するとともに、秘密を保持すること及び目的に沿った使用後の破棄を義務付けます。

７．個人情報の管理

個人情報は正確かつ最新の状態で管理・維持に努め、個人情報への不正アクセス、破壊、改ざん、漏えいの防止に努めます。

８．第三者への開示・提供

本会は、本会の会員の個人情報を、以下のいずれかに該当する場合を除き、会員以外の第三者に開示しません。

（１）当該会員の同意がある場合

（２）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるときその他個人情報保護法により第三者への提供が認められる場合

（３）本会の運営上必要な限度で個人情報の取り扱いを委託する場合

なお、会員への開示・提供も、会則第８条に定める役員（会長、副会長、常任委員、回生幹事・会計監査）や本会が事務を委嘱する会員への開示の場合を除いて、当該会員の同意を確認できる方法で行うこととします。

９．個人情報の開示・訂正・削除等について

会員が自己の個人情報を開示・訂正・削除・第三者への提供停止を希望する場合、本基本方針第８項（３）の同意を行わないことを予め表明する場合、または同窓会からの郵送を希望されない場合には、メール・ファックス・文書にて同窓会事務局にお知らせください（訂正については、同窓会ホームページの会員情報変更届のページからお知らせいただくことも可能です。）。本人確認をさせていただいた上で適切な期間内に対応いたします。